00:00:00: Projektmanagements-Faces über.

00:00:01: Notions sind oft optisch wirklich schön, aber sie erfüllen ihren Zweck nicht.

00:00:07: Und ja das sage ich als jemand die Notion wirklich exzessiv nutzt!

00:00:12: Wir schauen uns heute gemeinsam an warum Notion oft falsch genutzt wird in einen Franzzeichen und mit welcher Frage du starten solltest wenn du Projekte, Tasks und auch Ideen in deinem Business alleine oder eben auch mit deinem Team wirklich klar und stressfrei managen willst.

00:00:29: Mein Name ist Klara Bachmann, ich bin Business-Konsultant und Leadership Coach und ich bin dein Host bei Beschwingt und es ist mega schön, dass du heute auch wieder für diese Podcast Episode eingeschaltet hast!

00:00:40: Ich habe gerade eben schon im Intro erzählt, ich nutze selbst Noten super, super viel und ganz ehrlich, ich wüsste nicht was ich tun würde ohne dieses Tool.

00:00:49: Ich nutze Noten in meine Business for Aller, Business Bereiche das heißt für meine Strategie für Daily Task, für mein gesamtes Marketing.

00:00:58: Für alle Prozesse die die einzelnen Marketing-Plattformen beinhaltet.

00:01:05: Für Finanzthemen.

00:01:06: ich nutze das für die Arbeit mit meinen Klientinnen und meinen Kliennten.

00:01:10: Das heißt wir haben einen gemeinsamen Notions Space in dem wir unsere Zusammenarbeit dokumentieren indem alles dazu einfach abgelegt ist, indem da alles strukturiert ist.

00:01:21: Aber ich nutze Notion nicht nur im Business, sondern auch privat.

00:01:26: Zum Beispiel um mein Trainingsprogress im West Coast Wing festzuhalten aber auch um meine Trainings im Fitnessstudio jetzt neuerdings zu dokumentieren und ich organisiere darüber auch ganz viel mit meinem Partner.

00:01:41: das heißt wenn wir in den Urlaub fahren Projekte in der Wohnung haben, aber auch so everyday Kleinkramen wo wir einfach noch dran denken müssen.

00:01:52: Food Plans Einkaufslisten werden darüber einen Shared Calendar und noch so viel mehr.

00:01:59: Ich würde mich also wirklich als Heavy User von Notion bezeichnen.

00:02:04: Und ja ich liebe dieses Tool einfach total.

00:02:08: Es bietet soviel Schönes Aber gleichzeitig kann es auch richtig, richtig challenging werden wenn es eben falsch angewendet wird und falsch genutzt wird.

00:02:19: Ich hatte letzte Woche mit einer meiner Klientinnen und Klienten einen Projektstart für die Zusammenarbeit und innerhalb dieses Projektes dreht sich alles darum für meine Klientin ein Projektmanagement Space zu etabliern der für sie Klarheutschaft, der dafür sorgt dass sie in ihrem Business wirklich alles zusammen hat an einem Place und das sie vor allem auch weiß.

00:02:45: was steht jetzt gerade an.

00:02:47: Und für diese Klientin im Spezialen ist das Thema Fokus ihre, ihre wichtig.

00:02:54: Weil sie tendenziell jemand ist die gerne von Task zu Task springt also gerne sowas macht was sich als Task-Copping bezeichnet.

00:03:03: es heißt man fängt eine Sache an und da kann seinem noch etwas anderes in den Sinn weil man keinen wirklichen Fahrplan hat und dann denkt man sich so oh das müsste ich jetzt noch schnell angehen und dass muss ich noch machen.

00:03:14: Keine Ahnung, muss ich morgen irgendwo abliefern.

00:03:17: Und dann hüpft man von dem einen zum anderen und das immer und immer wieder und macht aber nichts wirklich fertig!

00:03:24: Das heißt, man hat nichts wirklich abgeschlossen... ...und das sorgt für ein irre ungutes Gefühl und das will sie auch eben ändern.

00:03:34: Und dabei soll ihr dieser Projektmanagementspace auch helfen.

00:03:38: Diese Klientin im Exkluziten hat auch schon mit Notion angefangen zu arbeiten.

00:03:43: Das heißt, sie ist da kein kompletter Newbie in dem Feld und sie hat sich sogar – das finde ich krass!

00:03:50: Eine persönliche Vorlage für Sie, wie ihr Business bauen lassen.

00:03:55: Und... Ich habe mir natürlich bevor wir in die Zusammenarbeit gestartet sind, bevor wir die erste Session gemacht haben, habe ich mir Ihre Vorlage angeschaut und ich hab dann Review gemacht weil ich dachte so, wenn jemand eine individuelle Vorlage gebaut bekommen hat.

00:04:13: Woran liebt das denn jetzt, dass sie das nicht nutzt und dass ihr das im Alltag nicht dient?

00:04:19: Und dass sie dann nicht so richtig reinkommt?

00:04:24: Ich habe diese Vorlage vor allem auch deshalb reviewed weil ich entscheiden können wollte mit ihr natürlich gemeinsam.

00:04:33: bauen wir darauf auf.

00:04:34: müssen wir hier ein paar Sachen verändern und anpassen oder bauen wir was Grundlegendes basierend auf dem, was sie wirklich benötigt.

00:04:44: Und ja Menschen nutzen Tools völlig unterschiedlich und mit einem anderen Background und mit anderen Gedanken aber für mich persönlich ist Fokus und Klarheit, das absolut allerwichtigste.

00:04:58: Ich meine, Klarheit ist nicht umsonst einer der Core Values in meinem Business!

00:05:04: Und wenn das mein Projektmanagement-Tool nicht ausschallt und mir dabei hilft, Fokus zu haben und Klarkeit zu haben – wofür nutze ich das Ganze dann?

00:05:14: Ja so... Was ist mir also dabei aufgefallen als ich Das Projektmanagement-Template für meine Klientin, was für sie individuell angefertigt wurde angeschaut habe.

00:05:29: Das Templat das war optisch echt schön gemacht und es sollte auch die Nutzerin ansprechen und das war wahrscheinlich auch die Idee und dass sie da sozusagen ihr eigenes digitales Zuhause hat, in dem sie ihre Gedanken ablegen kann.

00:05:47: Ihre Projekte ablegen können, ihre Prozesse, ihre Tutus ja?

00:05:51: Das war natürlich die Idee!

00:05:54: Und das war auch ästhetisch aufbereitet.

00:05:58: aber diese optische Ästhetik hat das Ziel wortwörtlich überlagert.

00:06:09: Es war also so ihre Überladen mit ganz vielen Elementen, die doppelt und dreifach verwendet wurden.

00:06:16: Die ist so überhaupt gar nicht braucht um das Ziel, also Fokus und Klarheit und Überblick zu erfüllen.

00:06:27: Und weißt du dass sie auch für überforderungen?

00:06:30: oft werden da auch viel mehr Dinge, Features inkludiert und irgendwie reingebastelt.

00:06:35: Und das könnte man noch hierhin machen.

00:06:37: und da weil es Notion ja anbietet und weil Notions so viele tolle Möglichkeiten hat aber dass wird häufig gar nicht alles benötigt und dann werden an unterschiedlichsten Stellen zwar in einem Tool aber an total vielen verschiedenen Stellen die unterschiedlichsten Dinge dokumentiert, die du aber schneller wieder vergisst als es dir eigentlich lieb ist.

00:07:05: Und das ist dann der Moment in dem Notion nicht mehr entlastet sondern dass es den Moment überfordert und das ist ja das komplette Gegenteil von dem was wir eigentlich bezwecken.

00:07:20: Und klar, das Tool soll natürlich nicht hässlich aufgesetzt werden.

00:07:25: Ich bin auch eine Freundin von STETIC und ich mag es auch wenn's schön gemacht ist aber... Wenn es optisch zwar schön gemacht ist, aber nicht strategisch-smart im Aufbau ist dann unterstützt das in unserem Alltag nicht.

00:07:41: Und damit will ich hier in dieser Episode die Frage aufmachen was wollen wir denn überhaupt von einem Projektmanagement Tool?

00:07:49: Warum nutzen wir das?

00:07:52: ja und wir wollen das Projekt Management Tool als zweites Gehirn nutzen so Es soll uns Überblick geben.

00:08:02: Wir wollen Fokus haben, es soll uns auch Ruhe geben damit du in deiner Arbeitszeit effektiv vorankommen kannst und danach nach Feierabend oder auch an der Mittagspause am Wochenende im Wallop dass du dann abschalten kannst weil du weißt ist sich um alles gekümmert.

00:08:17: Du hast Überblick über deine Projekte über deine Deadlines über deine Tasks.

00:08:22: so und wir haben einfach Keine Zeit und kein Nerv für sowas wie, boah.

00:08:29: Wie war hier und da nochmal der Stand?

00:08:32: Und wo kann ich das rausfinden?

00:08:35: Was ist denn eigentlich noch offen?

00:08:36: Wo liegt dieses Dokument ab?

00:08:38: Da haben wir doch keinen Bock drauf, sehen wir ganz ehrlich!

00:08:41: Ein gutes Projektmanagement-Tool – das ist der zentrale Ort an dem dein Projekt stand für die unterschiedlichsten Projekte, nächste Schritte und auch alle Dinge, die du da ablegst sofort aufwindbar sind.

00:08:58: Dass du ganz genau weißt, hey da muss ich hin.

00:09:01: und nicht oh!

00:09:03: Ich habe jetzt in meinem Kopf zehn verschiedene Unterpages in Noten die ich da irgendwie anklicken muss um zu dem zu kommen wo ich eigentlich hin will sondern dass es ganz offensichtlich ist ja das ist das Ziel Unser Projektmanagement, das soll für uns leisten.

00:09:27: Dass wir ganz genau wissen.

00:09:29: was ist heute wichtig?

00:09:31: Was kann warten und was ist der nächste sinnvolle Step gerade dann wenn du vielleicht Mama bist, wenn du vielleicht Papa bist.

00:09:39: Wenn du einen vollen Alltag ein volles Leben hast und manchmal Dinge auch anders basieren als du sie ursprünglich geplant hast.

00:09:47: Im Expliziten dann musst du wissen was hat heute denn Priorität?

00:09:53: Was kann ich easy cheesy auf morgen verschieben?

00:09:56: Umso mehr musst du das dann wissen!

00:09:58: Und dabei hilft dir natürlich dein Projektmanagementol wenn smart strukturiert ist und wenn du es auch auf eine smarte Art und Weise nutzt.

00:10:07: Das heißt, wir wollen halt eben auch Struktur haben statt Task Copping.

00:10:11: Das heißt Projekte, Tasks, Deadlines, wiederkehrende Routinen – all das soll so abgebildet sein dass du direkt ins Machen kommst.

00:10:19: ja, dass du auch ein Stück weit diese Planung und die Strategiarbeit von der Umsetzung entkoppeln kannst, weil immer dann wenn wir das ganze vermischen, wenn du vielleicht auch gerade in einem kreativen Business unterwegs bist ja.

00:10:33: Wenn du das und vermischst, dann musst du von der Planungsrolle vom CEO Rolle von der strategischen Ebene wieder rüber hoppen Hoppen in den kreativen Modus und wieder zurück hin und her, hin und Her.

00:10:48: Und immer diese System-Switches kosten uns ganz viel Energie und die Kosten uns auch Zeit bis wir uns da wieder reingefunden haben.

00:10:57: Das soll damit eben vermieden werden so dass du ganz genau weißt hey das ist jetzt mein Kreativslot!

00:11:03: Dafür habe ich jetzt Zeit und dann kann ich mich da reinbegeben sind Strukturen und im Exkluziten natürlich auch dein Projektmanagement-Tool Themen, die deine Kreativität befeuern.

00:11:18: Und ganz und gar nicht einschränken, ja?

00:11:20: Die sie eigentlich noch mehr enablen.

00:11:23: Wir wollen aus unserem Projektmanagement Tool auch weniger mental load rausziehen das heißt Ideen, Notizen, Prozesse, Links.

00:11:34: Das soll alles an einem Ort sein damit in deinem Kopf diese fünf Millionen Tubs nicht mehr offen sein müssen.

00:11:43: und weißt du für mich ist ein Projektmanagement Tool kein Selbstzweck sondern das ist ein Tool was auch den Stil wie ich leben möchte unterstützt.

00:11:54: es heißt Es macht möglich, dass du in deiner Off-Zeit also am Wochenende Feierabend im Urlaub oder Mittagspause morgens, bevor du so richtig an den Arbeitstag reinstattest.

00:12:06: Dass du dann präsent bist und mit dir sein kannst.

00:12:10: Dass Du Zeit hast für die Menschen, die du liebst.

00:12:13: Das Du Zeit hasst für die Dinge, die dir wichtig sind und die dir Energie geben!

00:12:17: Ohne solche Gedanken wie, ich muss das noch schnell irgendwie machen.

00:12:22: Und dass du dein Business wirklich um dein Leben herum kreierst und nicht umgedreht.

00:12:29: auch dafür ist ein smartes Projektmanagement so ein krasser Enabler.

00:12:35: Und du merkst einfach daran, dass diese ganze Kiste für dich funktioniert.

00:12:40: Wenn du nach einer Pause easy wieder reinkommst, easy wieder einsteigen kannst, weil du jederzeit weißt was ist da der aktuelle Stand?

00:12:50: Wo habe ich aufgehört und was es schon gemacht?

00:12:52: Was kommt jetzt als nächstes?

00:12:53: Dann kannst du auch ganz bewusst mit einem lockeren, mit dem wohligen Gefühl Feierabend machen!

00:13:02: Unerledigtes, ja offene Tasks.

00:13:04: Die sind sauber geparkt und es geht einfach nichts verloren.

00:13:08: Du musst dir keine Sorgen machen!

00:13:10: Oh wenn ich sie jetzt nicht noch fertig mache habe ich es dann irgendwann vergessen?

00:13:14: Nein hast du nicht weil das in deinem Projektmanagement Tool in dem aktuellen Projekt sauber dokumentiert ist so dass du dann wieder daran anschließen kannst und das ist sowas irre cooles.

00:13:27: Das heißt meine Klientin und ich wir haben uns in der vergangenen Woche, also erst mal tiefgehend mit der Frage auseinandergesetzt.

00:13:36: Hey was wünscht sie sich denn eigentlich von einem Projektmanagement-Tool?

00:13:43: Und wir haben sozusagen dahingehend erstmal die Anforderungen für Sie gestrickt und definiert.

00:13:50: das heißt sie hat dann solche Sachen gesagt wie hey ich will eine Sammelstelle für alles haben ja auch mit Verlinkung damit eben nichts mehr verschwindet Weil sie oft auch diese Situation hatte, dass ihr sich gedacht habt so Ich hab mir darüber schon mal Gedanken gemacht.

00:14:05: Ich habe mir dazu schon irgendwas aufgeschrieben.

00:14:08: Aber war das jetzt in dem einen World Dog?

00:14:10: War das jetzt im Notizen-App?

00:14:13: Habe ich mir das als WhatsApp Nachricht selbst geschickt?

00:14:16: Wo ist das eigentlich?

00:14:18: Oder Sie hat irgendwann wieder Dokumentationen gefunden von Dingen worüber sie sich schon mal gedanken gemacht haben und dann war sie so Shit, das habe ich jetzt irgendwie doppelt und dreifach gemacht.

00:14:31: Da hab' ich sehr schon mal abgelegt so ja?

00:14:33: Weil sie hat einfach nicht mehr dran gedacht.

00:14:35: Und das passiert einfach weil unser Alltag voll ist, weil unser Leben voll ist ja!

00:14:39: Weil viel los ist, alles eine intensive Zeit ist.

00:14:44: Das heißt wir wollten das Sammelstelle haben Wir wollen natürlich Übersicht über die Aufgaben haben.

00:14:50: Das heißt unterm Strich gab's da drei Ebenen sag ich jetzt mal sowas wie Dinge, die noch nicht terminiert sind.

00:15:00: Alles was auf der Agenda steht und zwar heute plus Aufgaben, die wiederkehrend sind also die zum Beispiel einmal pro Woche auftauchen, die einmal im Monat auftaufen vielleicht auch Quartalsweise oder einem ganz anderen Rhythmus.

00:15:14: Sie wollte Prozesse haben Für Dinge, die sie immer und immer wieder macht.

00:15:19: Natürlich auch mit Checklisten zum Beispiel für sowas wie einen Kundenprozess Webinare Die Sie immer wieder gibt aber natürlich auf widerkehrende Orgasachen.

00:15:30: Und ganz ganz wichtig sie wollte dann den Speicher haben Sowohl für Content als auch für Produkte die sie vielleicht später irgendwann mal rausbringen möchte.

00:15:42: Dann haben wir nur festgehalten es soll auf jeden Fall eine Quartals Strategie geben.

00:15:48: Das hat sie nämlich vorher für sich auch nicht wirklich dokumentiert, so nach dem Motto hey diese kommenden drei Monate wo liegt denn da jeweils mein Fokus?

00:15:57: Sowohl auf meiner Lebensebene aber auch was Angebote angeht, was Launches angeht ,was Kundenprojekte angeht ?

00:16:04: Was das Thema finanzen angeht .

00:16:06: Was strategische Projekte an geht und natürlich auch mandantenbasierte Tasks die dann auch in ihr Tagesgeschäft mit reinwandern Und sie wollte unbedingt auch Spaces für ihre jeweiligen Kundenprojekte, sodass sich hier ein sauberer Ablauf durch die gesamte Zusammenarbeit durchzieht und Kunden mit denen sie zusammenarbeitet.

00:16:29: Sie auch immer wieder beauftragen um natürlich da eine richtig hochqualitative Zusammenarbeit abliefern zu können.

00:16:44: Zusammenarbeit weiter zu verlängern und natürlich dementsprechend auch für ihre Kunden immer und immer, und immer wieder einen tollen Value liefern zu können.

00:16:56: So basierend auf diesen Bedürfnissen die wir gemeinsam rausgearbeitet haben das ist jetzt eine kondensierte Form davon, die ich dir in dieser Podcast Episode präsentiere.

00:17:08: Basierend darauf setzen wir jetzt höher ab höh ihren ganz individuellen Projektmanagement auf, so dass sie natürlich auch langfristig damit arbeiten kann.

00:17:18: Und weißt du an der Stelle muss ich auch ganz ehrlich sagen das ist was Was meine Arbeit ausmacht und worauf ich im Expliziten auch sehr stolz bin, denn die Tools und die Systeme, die ich mit meinen Klientinnen etabliere werden wirklich langfristig genutzt.

00:17:34: Das heißt jahrelang!

00:17:36: Und die wachsen auch wirklich mit den Bedürfnissen meiner Klientin und Klienten mit.

00:17:40: wenn sie sich weiterentwickeln, wenn ihre Businesses wachsen, wenn sich ihr Team erweitert, wenn neue Produkte ins Portfolio reinkommen, wenn alte rausfallen... Das ist ein dynamisches, ein agiles Tool.

00:17:56: Das ist nicht in Stein gemeißelt aber meine Klientinnen und meine Klienden wissen im Laufe der Zusammenarbeit wie sie das für sich selbst anpassen können ja?

00:18:07: Und wie Sie das auch mitwachsen lassen können und wie Sie Ihr Team da auch mit reinziehen.

00:18:15: Auch Teammitglieder entwickeln diesen Space dann weiter und das ist einfach was wirklich, wirklich cooles.

00:18:22: Was ich so sehr liebe!

00:18:24: Und weißt du?

00:18:26: Sehr wahrscheinlich ist der Grund warum du dir mit deinem Projektmanagement gerade noch schwer tust egal ob du noch gar keinen Tool nutzt oder ob du vielleicht auch schon den Noten bist und sich das aber eher so nach dass es schön aber nicht übersichtlich anfühlt.

00:18:44: Der Grund ist meistens nicht, weil du unstrukturiert bist.

00:18:48: Ja?

00:18:49: Der Grund is', es fehlt dir an einem Setup was auf Klarheit, auf Fokus optimiertes.

00:18:57: Das heißt dass du einen zentralen Ort hast der ganz klar deine Prioritäten anzeigt und eben auch eine Struktur inkludiert hat die dich wirklich ins tun, ins umsetzen bringt stattdich busy zu halten.

00:19:15: Statt dich weiter zu beschäftigen weil dafür hast du einfach so viele dinge auf deiner agenda.

00:19:20: ja und ohne tool was für dich wirklich smart aufgesetzt ist bleibt alles in deinem kopf und wirkt sehr dringend und wichtig auf dich.

00:19:33: mit einem überladenen ocean space passiert das gleiche nur in digital.

00:19:40: Das heißt zu viele Seiten, zu viele Ablagen, zu viel Datenbanken, so viele Stellen für die gleiche Info und du verpringst Zeit mit dem Sortieren dieser ganzen Informationen statt mit dem wirklichen an deinem Kernbusiness arbeiten.

00:19:59: ja also statt wirklich Value für deine Kunden zu liefern.

00:20:06: Und viele empfinden genau diese Komplexität, die Templates damit liefern wirklich als überfordert.

00:20:17: und wenn du aber hingegen dein Projektmanagement wohl so aufsetzt dass Dass es jeden Tag eine klare Antwort gibt auf die Frage, was ist denn heute eigentlich dran?

00:20:29: Wenn es offene Dinge sauber parkt und alles Wichtige wieder auffindbar macht.

00:20:34: Dann kommt Ruhe in deinem ganzen System, in deinen Business zu starten leichter in den Tag.

00:20:39: Du springst weniger zwischen dem Projekten hinterher und du kannst nach Feierabend auch wirklich abschalten.

00:20:45: wenn du dir ein Projektmanagementsystem wünschst dass sie wirklich zu einhundert Prozent nach deinen Bedürfnissen ausgerichtet ist.

00:20:54: Dann bucht ihr super, super gerne über die Show Notes einen Termin zu einem Strategiegespräch mit mir und wir schauen uns gemeinsam da in status quo an ganz egal ob du schon mit irgendeinem anderen Projektmanagement System arbeitest Ob du schon mal so ein bisschen angefangen hast dich mit Notion vertraut zu machen oder ob du sagst So ey ich habe noch gar nichts dahingehend Und wie macht das vielleicht immer in meiner Notizen App?

00:21:19: vielleicht alles gerade in deinem Kopf.

00:21:21: Wir definieren zusammen deine Anforderungen, was für dich individuell und für deinen Business wichtig ist, was einfach dein System erfüllen muss.

00:21:29: ja, dass es auch gut funktioniert und das du's gerne nutzen magst und dass du's auch langfristig nutzen mag.

00:21:36: Und dann legen wir gemeinsam die ersten Schritte fest damit du einfach schnell Klarheit und Fokus im Alltag bekommst und setzen uns gemeinsam dazu natürlich um.

00:21:47: Du findest den Link zum Strategiegespräch in den Show Notes.

00:21:51: Ich freu mich ganz, ganz arg drauf wenn wir uns dann bald persönlich sprechen und ja in dein gemeinsames Projektmanagement Tool reinschauen und was das für dich tun kann!

00:22:04: Super super schön dass du heute wieder mit dabei warst.

00:22:07: an der Stelle sage ich einmal tausendank alles alles liebe und bis ganz bald.